Poczta e-mail to jeden z najwygodniejszych sposobów na porozumiewanie się z klientami i pracownikami wewnątrz firmy. Oczywiście wiele spraw można załatwić telefonicznie, jednak w przypadku konieczności załączenia dokumentów korespondencja mailowa jest niezastąpiona. Zanim założysz firmowe konto warto odpowiedzieć sobie na pytanie czy będziesz potrzebował darmowej czy płatnej poczty. Oba rozwiązania mają swoje wady jak i zalety. Wybierz więc rozwiązanie, które sprawdzi się najlepiej w Twoim przypadku!
Zalety i wady darmowej poczty
Darmowa poczta kusi niskimi kosztami, które podczas prowadzenia firmy warto rozsądnie oszacować. Tego rodzaju pocztę można założyć na popularnych i rozpoznawalnych domenach typu @gmail.com, @o2.pl, @onet.pl, @wp.pl i wielu innych. W ramach tego rodzaju poczty powinieneś bez problemu prowadzić swobodną, firmową korespondencję. Wchodząc jednak w szczegóły tego typu rozwiązanie niesie ze sobą wiele wad. Po pierwsze wysyłając maile z tego rodzaju poczty możesz przesyłać do swoich klientów także reklamy, które zostaną pod nie podpięte. To nie wygląda zbyt profesjonalnie. Ponadto tego rodzaju serwisy są bardziej narażone na wyciek danych niż w przypadku autorskiej domeny chronionej silnym hasłem. W darmowej poczcie sam również będziesz otrzymywał wiele reklam i SPAMu, co może sprawić, że nie odczytasz w porę ważnej korespondencji. Ponadto załączane pliki częściej mogą mieć zdecydowanie bardziej ograniczoną wielkość niż w przypadku płatnej poczty, co może być już naprawdę dużym problemem.
Zalety i wady płatnej poczty
Płatne poczty internetowe cieszą się dużym zaufaniem firm, a także prywatnych użytkowników np. freelancerów. Tego rodzaju pocztę wykorzystuje się zwykle na potrzeby firmy np. do kontaktu z klientami czy urzędami lub kontrahentami. Płatna poczta z własną domeną wygląda zdecydowanie bardziej profesjonalnie niż ma to miejsce w przypadku adresu założonego na popularnym dla wszystkich portalu. Tego rodzaju poczta jest zwykle zdecydowanie lepiej zaszyfrowana, dzięki czemu nie wyciekną z niej wrażliwe dane jak kosztorysy czy oferty handlowe. Lepiej chronione są także dane przesyłane przez klientów. Płatna poczta internetowa pozbawiona jest reklam -zamiast tego możesz w niej skonfigurować stopkę, która określi stanowiska poszczególnych osób w firmie i uwiarygodni je podczas korespondencji. Płatna poczta zapewnia bezpieczeństwo na zdecydowanie wyższym poziomie. Panele administracyjne są zwykle obsługiwane intuicyjnie. Wadą mogą być koszty, które jednak po rozbiciu na 12 miesięcy w roku zwykle nie powinny być wysokie. Firmy oferują często atrakcyjne pakiety w ramach których można wykupić dostęp do firmowej poczty we własnej domenie na atrakcyjnych warunkach. Warto przekalkulować bilans zysków i strat zanim wybierze się ostatecznie firmowe konto mailowe. Późniejsze zmiany i przenoszenie konta może być problematyczne.