Wiadomości e-mail to obok rozmów telefonicznych jeden z głównych kanałów komunikacji. Za pomocą e-maila wymienia się najważniejsze informacje dotyczące pracy, studiów, zakupów czy zleceń na usługi. Poczta mailowa powinna być więc jednym z podstawowych elementów, jakie ma opracowana każda firma chcąca sprawnie porozumiewać się ze swoimi klientami czy wewnętrznie między pracownikami. Warto więc zadbać całościowo o pocztę e-mail, począwszy od wyboru domeny czy serwera, a skończywszy na identyfikatorze użytkownika.
O jakie elementy poczty e-mail należy zadbać?
W pierwszej kolejności należy pamiętać o tym, aby firmowe poczty internetowe zostały wyposażone w unikalną domenę. Domena to fraza znajdująca się po znaku „@”. Podobnie jak domena witryny internetowej, tak samo domena poczty może stać się wizytówką i znakiem rozpoznawczym firmy. Warto więc, aby domena była jak najbardziej unikalna, ale jednocześnie łatwa do zapisania i zapamiętania. Następnie warto umieścić ją na sprawnie działającym serwerze, który będzie szybki i bezawaryjny. Wybór dobrego serwera pozwala na przechowywanie maili razem z dużą ilością plików o znacznym rozmiarze. Sprawnie działający serwer obsłuży pocztę, która dla wielu firm jest podstawowym narzędziem komunikacji z klientami. Błędy czy brak bezpieczeństwa na serwerze obsługującym pocztę może spowodować wyciek danych klientów, co dla firmy może być wizerunkową klęską. Kolejną ważną kwestią jest responsywność poczty, która będzie łatwa do obsłużenia za pomocą urządzeń mobilnych. Dzięki temu można będzie jeszcze sprawniej odpowiadać na zapytania czy reklamacje użytkowników. Responsywna poczta pozwala na dostęp do znajdujących się na niej danych praktycznie w każdym miejscu – drodze do pracy czy podczas ulicznych korków. Następny istotny element to brak reklam przy okazji wysyłania wiadomości. Profesjonalna firma nie powinna pozwolić sobie na obecność reklam innych marek podczas wysyłania własnych maili, które przez to mogą zostać zakwalifikowane jako spam. Dzięki firmie IBE możesz założyć e-mail na własnej domenie, który będzie posiadał odpowiednie zabezpieczenia.
Co można zyskać dzięki sprawnie działającej poczcie?
Poprzez sprawnie działającą pocztę z IBE zyskujesz:
- większe zaufanie klientów, którzy nie będą obawiali się o swoje dane,
- możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się zapytania,
- sprawny kanał komunikacji z klientami czy wewnątrz firmy pomiędzy pracownikami,
- ochronę danych zamieszczanych w mailach,
- brak irytujących reklam,
- własną unikalną domenę, która będzie Twoim znakiem rozpoznawczym,
- przestrzeń na serwerze, która pozwoli Ci na przechowywanie całej korespondencji i załączników,
- możliwość otwarcia poczty na innych nośnikach jak smartfony czy tablety,
- dostęp do poczty za pośrednictwem przeglądarki i programów pocztowych,
- ochronę przed niechcianym spamem i szkodliwymi wirusami,
- tworzenie kopii danych przechowywanej na serwerze,
- wsparcie techniczne w razie trudności.